Eind augustus zo’n jaar of zes geleden, meldden zich één voor één in totaal acht (!) studenten zich bij mij: “Hallo! Ik ga mijn afstudeeronderzoek (PO) doen, maar ik weet niet wie mijn docent is.”. En ik zei acht keer: “Hallo! Ik wist niet dat je onderzoek ging doen, want je staat niet op de lijst van dit blok.” Waarop de student zei dat hij/zij zelf de planning had omgegooid, want dat kwam beter uit, of de student was even gestopt en opnieuw begonnen en moest alleen nog maar PO, of hij/zij vermeldde dat hij/zij toch ingeschreven stond in OSIRIS dus ik had het kunnen weten, of hij/zij was allang begonnen op zijn/haar onderzoeksplek en kon niet zomaar stoppen/switchen. Bottom line: ik moest a-la-minute even een aantal docenten uit mijn hoge hoed toveren en in laten roosteren….
Kom, beste student, kom en kijk eens mee over mijn schouder en zie wat ik doe (wij doen!) voordat een cursus start:
Allereerst moet je weten dat
- wij in februari/maart de cursus (roostergegevens, inhoud voor OSIRIS) al in de systemen moeten zetten voor het daaropvolgende studiejaar. Zie ook mijn roosterblog.
- we voor praktijkgericht onderzoek jaar 4 studenten in groepjes van 4 begeleiden. Reken maar uit hoeveel docenten je nodig hebt voor 40-50 studenten.
Gevolg: we moeten al in februari weten hoeveel studenten er in blok AB en in blok CD de cursus PO gaan doen zodat we genoeg docenten inroosteren. Daarom maakt Stella de hoofdfase-indeling, waarin staat wanneer je in jaar 4 PO en Stage 3 gaat doen.
Om terug te komen op die studenten die zeiden “maar we staan ingeschreven in OSIRIS”: Het rooster voor blok A wordt gemaakt voordat OSIRIS in juli open gaat. OSIRIS inschrijvingen als indicatie hoeveel studenten voor een TestVision toets in jaar 1 komen is prima, maar voor de organisatie van jaar 4 is dit te laat.
Dan komt taak twee: checken wie van de ingeplande studenten ook echt mag starten. Dat doet OSIRIS, want je kan je niet inschrijven voordat je aan de ingangseisen voldoet. Oh wacht, OSIRIS gaat pas open in juli, dus wederom: te laat! En dus ga ik één-voor-één de ingeplande studenten langs om de ingangseisen te checken. “Maar dat checken kan toch ook in OnStage? Ik moet daar toch een overzicht van mijn studiepunten inleveren?” Ja, maar dat kan pas vanaf mei en meestal doen jullie het zelfs pas in augustus…. te laat!
Dan de ingewikkeldste klus nl. het bijhouden [lees onderstaand stukje in sneltreintempo] : wie heeft er een wisseling aangevraagd via Stella en moet ik nog indelen in een groepje, welke onderwerpen zijn al goedgekeurd, vallen er nog studenten af omdat zij een ingangseis toch niet hebben behaald, hebben de langstudeerders eindelijk de ingangseisen wél gehaald en moeten zij erbij gezet worden, zijn er docenten die uit PO moeten i.v.m. andere werkzaamheden en hoe gaan we de studenten dan verdelen, wie kan ik al koppelen in OnStage…
Dit gaat alleen nog maar over de indeling. Dan heb ik het nog niet eens gehad over doorvoeren van wijzigingen n.a.v. de cursusevaluaties, cursushandleidingen maken, OnStage aanpassen, Canvas en lessen klaarzetten etc.. Eigenlijk wordt het organisatorisch pas rustig als we gestart zijn. Oh nee, dan moet ik aan de gang met het indelen van de volgende groep 😃.
Zo heeft elke cursuscoördinator zijn eigen uitdagingen. Kerstin heeft bij GV2 een mega-rubric en nakijkmodel en moet kijken of alles aansluit bij PO jaar 4. De minor IPS heeft veel excursies en gastdocenten en Sietse moet die contacten en afspraken allemaal van te voren afstemmen en vastleggen. Lotte, Peggy en Ilhame moeten 10 paar ogen hebben om voor hun leerlijnen (PF, COM, PM) ervoor te zorgen dat het in alle cursussen klopt. En volgens mij heeft Ellen Leijten voor BV3/WV3 het meest ingewikkelde-Wiskunde B waardige- lesstramien wat er bestaat, want die moet rondom de roosterinvoerdeadline alles op meerdere A3 vellen uitprinten om het overzicht te behouden.
Gelukkig is het nooit meer voorgekomen dat ik ineens acht studenten extra had, maar mocht je balen dat je niet spontaan kan wisselen tussen Stage3 en PO: kom, beste student, kom en kijk eens met ons mee 😉.
Farmakunde4you 