Achter de schermen – het rooster

“Waarom zitten wij de hele dag in dit lokaal?” vroeg klas FAD2A pas aan mij. Ze zaten op de Bolognalaan in lokaal 1.130 dat duidelijk niet mee was genomen in de verbouwing van vorig jaar. Het voelde krap en één van wanden, die ramen had – was het een observatielokaal van verpleegkunde geweest?- was gedeeltelijk afgeschermd met een voorzetwand. Ik begreep wel dat ze het niet fijn vonden om het grootste gedeelte van de dag daar door te brengen.

Maar hoe komt het nou, dat ze daar de hele dag zitten? Daarvoor moet je eigenlijk kijken naar hoe het rooster tot stand komt en daarom neem ik jullie mee in de wondere wereld van de lessen van een cursus (stramienen), de systemen (ACO, Xedule, Syllabus), en de mensen die ermee werken. Dus deze keer een ‘How it’s made’, maar dan net anders.

Als een coördinator (ik bijvoorbeeld 🙂 ) een cursus ontwikkelt, dan zet deze aan het einde van dat ontwikkeltraject de lessen die gegeven moeten worden in een stramien. Dat is een Excelfile waarin staat welke les in welke week zit, hoe lang deze duurt, hoe groot de groep is, wat voor lokaal het moet worden, wie de docent is, opmerkingen (“dit WC moet één dag na het HC”) en de naam (je-weet-wel: GV2-PO-HC, om maar iets te noemen). Eigenlijk is een stramien onze datamatrix van de lessen en toetsen.

Dan de systemen: Systeem nummer 1 is ACO. De lessen zet ik naast het stramien ook in ACO. Er gaat nog veel meer in ACO, maar voor deze blog beperk ik me tot de lessen. Maar meer dan ‘het hoorcollege moet in week A1,2,3,5,9 etc. en duurt 2 uur’ kan ik daar niet in kwijt. Systeem nummer 2 is Xedule. Hierin staat de inzetplanning van de docenten: hun werkdagen en welke cursussen ze in een studiejaar gaan doen. Systeem nummer 3 is Syllabus en dit is het roosterprogramma.

Hier hield mijn kennis eigenlijk op: ik vul ACO, en op een of andere manier komt daar een rooster uitrollen. Abacadabra. Daarom ben ik maar eens gaan praten met Leonie, onze onderwijscoördinator die veel met Xedule werkt, en Gysandra, onze roosteraar (zie foto hierboven), die het uiteindelijke rooster maakt. Leer ik ook nog eens wat :-).

Hoe het zou moeten gaan: De gegevens uit systeem nr. 1 (ACO) en systeem nr. 2 (Xedule) worden geïmporteerd in systeem nr 3 (Syllabus) waar ook de lokalen in staan en waarmee het rooster gemaakt wordt. Gysandra kijkt welke lessen (geïmporteerd vanuit ACO) er geroosterd moeten worden en welke docent (geïmporteerd vanuit Xedule) ze daarvoor kan inplannen. Elke opleiding heeft een aantal lokalen toegewezen gekregen waar de lessen in gezet mogen worden. Omdat de Heidelberglaan te klein is, hebben we ook een aantal andere lokalen ter beschikking op de Bolognalaan en Padualaan.

In de ideale wereld kloppen al die gegevens en kan Gysandra gelijk aan de slag. Maar je kan op je klompen aanvoelen dat dat dus niet zo werkt, want

  1. er gaan gegevens verloren in de overgang van ACO ==> Xedule ==> Syllabus.
  2. de inzetplanning van docenten kan wijzigen.
  3. sommige dingen die wij als coördinator willen, zijn te ingewikkeld voor ACO. Dan krijg je dus i.p.v. 6 lokalen voor de ochtend en de middag bij de PO-referaten een x-aantal losse lessen van 20 minuten voor telkens 1 student.

Gelukkig weten Gysandra en Leonie met ondersteuning van onze jaarcoördinatoren (Jenny en Stella) wel wat wij nodig hebben en kunnen ze de informatie in Syllabus kloppend maken, maar dit kost tijd en energie. Pfff, ben ik blij dat ik al die 750 lescodes van Farmakunde niet hoef te controleren!

Dus: De coördinatoren schrijven het recept, de ingrediënten zijn stramienen, ACO, Xedule, Syllabus en de lokalen, en Gysandra van het roosterbureau mixt dat alles door elkaar om er de appeltaart van het rooster van te maken. (De oplettende tweede- en vierdejaars PO weten dat ik afgelopen weken in de les ‘Conclusie’ overal appeltaart in stop.)

Om op de vraag van FAD2A terug te komen: Gysandra vertelde dat ze begint met het roosteren van prioriteitengroepen. Deeltijdgroepen zijn een prioriteitengroep, omdat zij maar 1 dag op de HU zijn en al hun lessen op die dag moeten hebben. Om zo min mogelijk tijdsverlies te hebben door gepingpong tussen gebouwen, zitten zij zo veel mogelijk in hetzelfde lokaal of gebouw. Daarnaast moet ze roosteren op groepsgrootte. Heeft een groep 14 studenten, dan worden zij in een lokaal van 15 geroosterd. Als ze namelijk hen in een lokaal van 20 of 30 zet, dan zijn deze niet meer beschikbaar als ze voor een andere les met een groep van 18 een lokaal van 20 zoekt. En zo doet ze dit voor alle klassen en lessen, waarbij ze met alle randvoorwaarden (zo min mogelijk gebouw wissel, niet teveel en niet te weinig tussenuren, parttime werkdagen docenten etc.) rekening moet houden om een zo studeerbaar en werkbaar rooster van te maken. En dat betekent geven en nemen: de ene keer is het rooster van de docent volgepropt, maar hebben de klassen een idealer rooster, en op een andere dag heeft een klas helaas een paar tussenuren, zodat hun les past in het rooster van hun docent.

Zo zou ik dolgraag mijn PO-lessen jaar 4 (hoor- en werkcolleges) op 1 vaste dag hebben, het liefst achter elkaar. Dit gaat helaas niet voor de voltijd, omdat ik dan te weinig docenten overhoud voor de werkcolleges. Wil ik alles bv. op de dinsdag hebben, dan kan onze roosteraar docenten die niet op dinsdag werken niet inplannen. Daarnaast blokkeer ik de docenten die wel die dag kunnen voor mogelijke andere lessen die op die dag moeten. Of de lessen van bv. de tweedejaars op die dag worden allemaal naar de middag verschoven omdat de docenten voor hun lessen in de ochtend voor PO jaar 4 ‘geboekt’ zijn. We weten allemaal hoe ‘fijn’ jullie het vinden om van 15:00-17:00 nog les te hebben…. Als ik dit zou doen, wordt het niet meer roosterbaar en  voor bepaalde groepen niet meer studeerbaar.

Al pratende met Leonie en Gysandra kom ik erachter dat die systemen niet altijd handig zijn, en dat het verder een flink gepuzzel is, dat rooster.  En als het er is (4 weken voor aanvang blok; dit is een hele harde deadline voor de roosteraars) en het klopt, dan hoor je niemand, maar o wee als het niet klopt of niet ideaal is…. Petje af dus voor de mensen achter de schermen.

Dus waarom zit FAD2A de hele dag in dat lokaal? Omdat lokaal 1.130 in onze toegewezen lokalen zit, het klopt met de groepsgrootte en omdat onze roosteraar er voor probeert te zorgen dat de deeltijd als prioriteitengroep zo min mogelijk tijd verliest door hen zo veel mogelijk in 1 lokaal te boeken. Dat is de appeltaart.


2 reacties op ‘Achter de schermen – het rooster

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s